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Der Pinguin in der Wüste oder das Jahresgespräch im Zoo

Viele Managementratgeber enthalten wertvolle Informationen zu Vorbereitung Ablauf und Inhalt eines Jahresgespräches.  Diese Inhalte will ich hier nicht in Abrede stellen. Sie sind wichtige Grundlage für die Gesprächsführung.

In den letzten Wochen habe ich viele Beiträge zu diesem Thema gelesen– es ist schließlich "Jahresgesprächszeit". Mein Beitrag soll Impulse für abwechslungsreiche und beziehungsfördernde Gespräche geben. Seit über 20 Jahren führe ich neben vielen täglichen Mitarbeitergesprächen auch Jahresgespräche. Nachstehendes ist insofern ein Auszug aus meinen Erfahrungen und Vorgehensweisen, die ich nicht immer überall bei jedem, aber doch immer mal wieder einsetze:

 

1. Wechseln Sie für Ihre Vorbereitung mal die Perspektive:
Ihr Chef führt auch Jahresgespräche mit Ihnen. Wie fühlen Sie sich dabei? Was gefällt Ihnen gut, was lassen Sie über sich ergehen, was gefällt Ihnen gar nicht? Ist die Rückmeldung an Sie wertschätzend und auf den Punkt? Voller Floskeln oder individuell? Sitzen Sie Standard oder Premium?  Je nach Ergebnis setzen Sie in Ihren Gesprächen das um, was Sie selbst als positiv erleben und unterlassen das, was Sie selbst stört.

2. Menschen sind unterschiedlich – beachten Sie dies im Gespräch und in Ihrer Vorbereitung:

Neben der Beachtung unterschiedlicher Persönlichkeitstypen "Introvertiert – Extrovertiert", "Nähe-Distanz", "Dauer – Wechsel",  um nur einige zu nennen, schauen Sie sich an, wen Sie vor sich haben und fühlen Sie sich ein.  Die Persönlichkeitstypen existieren nie in Reinform, geben Ihnen aber einen guten Anhaltspunkt und bedenken Sie dabei: Sie führen Menschen und nicht „Menschentypen“.
Zunächst einmal: beschäftigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter : was ist /er sie für ein Typ, welche Bedürfnisse und  Wünsche hat er /sie? Wenn Sie es nicht wissen, fragen Sie!

·         Hören Sie dem Introvertierten einfach mal zu, fallen Sie ihm nicht ins Wort.  Fragen Sie ihn nach seinen Wünschen und Bedürfnissen. Lassen Sie ihn mehr reden als sie selbst sprechen. Nehmen Sie ihn wahr und loben Sie!

·          Fragen Sie den Extrovertierten nach Details seiner Ausführungen und bleiben nicht an der Oberfläche. Die Unterhaltung mit ihm ist angenehm, aber werden Sie konkret. Betrauen Sie ihn mit einem Thema, in dem er Anerkennung von außen bekommt. Und geben Sie ihm die Anerkennung, die er braucht

·          Vermitteln Sie dem Dauer-Typen Sicherheit im Gespräch und für die Zukunft und rücken ihm nicht zu dicht auf die Pelle. Beziehen Sie ihn in absehbar geplante Veränderungen vertraulich mit ein – er braucht den zeitlichen Vorlauf, um sich darauf einzustellen, unterstützt Sie dann aber sehr loyal.

·          Sagen Sie dem Nähe-Typen, dass Sie Vertrauen in ihn setzen und ihn schätzen und beziehen ihn in die Gestaltung der Zusammenarbeit im Team mit ein.  

 

3. Überraschen Sie Ihren Mitarbeiter – wechseln Sie doch mal das Setting:

Warum nicht mal ein Jahresgespräch auf dem Alsterdampfer, im Museum oder im Zoo führen?
Ja richtig, im Zoo.  Gemeinsam vom Leopardengehege zu den Flamingos zu gehen, bringt andere Gesprächsthemen zutage und fördert Reflexion. Natürlich stelle ich mich nicht vor das Primatengehege und frage „was fällt Ihnen auf“ – aber mit
etwas Humor kann man auf Grundlage einer guten Beziehung auch eine solche Frage wechselseitig erörtern.

Der andere Rahmen und ein Ortswechsel verändern Gesprächsinhalt – und –atmosphäre und bringen das Gespräch auf ein anderes Beziehungsniveau als im Büro am immer gleichen Besprechungstisch oder vor dem Schreibtisch.

Wem das für den Anfang zu verrückt ist, der unternimmt vielleicht einen gemeinsamen Spaziergang oder spielt eine Runde Golf.

Ein Besuch in einem netten Cafe mit Privatsphäre tut es auch – trauen Sie sich!

Natürlich nicht jedes Mal und in jedem Jahr mit jedem Mitarbeiter, aber ab und an und immer mal etwas Neues. Vermeiden Sie es allerdings, schwierige Gespräche generell vor dem Löwengehege und angenehme Gespräche grundsätzlich beim Edelitaliener zu führen – das spräche sich herum und wäre dann keine Überraschung mehr.

 

4. Vermeiden Sie einen Gesprächsmarathon
Natürlich ist es für Sie und Ihren Terminkalender effizient, wenn Sie 4-6 Gespräche oder mehr am Stück führen. Erledigt. Abgehakt. Wertschätzend?  Nehmen Sie sich nicht mehr als 1- 2 Gespräche pro Tag vor. Bleiben Sie selbst frisch und motiviert und stellen Sie sich individuell auf Ihren Gesprächspartner ein. Das Ergebnis wird es Ihnen danken.

  

5. Führen Sie Qualitäts- statt Standard-Gespräche
Jeder Mitarbeiter ist individuell und jedes Gespräch sollte es auch sein. Natürlich sind Führungskräfte gebunden an die unternehmensinternen Protokollarien und Formulare wie Beurteilung oder Zielbewertung.  Letztlich sind das aber zusammenfassende Ergebnisse einer gemeinsamen Betrachtung des Jahres oder der Leistungen und Wünsche Ihres Mitarbeiters und Ihres Feedbacks an ihn. Das Schriftliche sollte erst zum Schluss des Gespräches möglichst das dokumentieren,  was zuvor besprochen wurde.

6. Geben Sie sich Mühe bei der jährlichen Beurteilung
Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass Beurteilungen so individuell wie möglich formuliert werden und der Mitarbeiter in seiner Einzigartigkeit durch Formulierungen gewürdigt wird. Aber wir kennen sie alle, die Beurteilungen mit den Standardformulierungen oder ohne Begründungen, in welcher sich die Beurteilungsnoten um den Median winden.

Dokumentieren Sie bei den guten Mitarbeitern, dass sie gut sind und haben Sie keine Sorge vor internem Wettbewerb – ein guter Mitarbeiter verlässt im Zweifel irgendwann das Unternehmen, wenn er sich nicht gesehen fühlt. Wollen Sie das? Dokumentieren Sie auch Leistungen, mit denen Sie nicht zufrieden sind – ebenso klar und eindeutig mit einer Begründung. Und auch bei den Mitarbeitern, die sich im Mittelfeld bewegen (im Sprachgebrauch: der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz ) gibt es einzigartige Themen und Talente, die herausragen. Dokumentieren Sie diese individuell.

 

7. Der Pinguin in der Wüste

Natürlich gibt es Gespräche, die für Mitarbeiter und Führungskräfte im Ergebnis nicht wie gewünscht verlaufen. Bleiben Sie klar in der Aussage und begründen Sie, warum Sie mit der Leistung in konkreten Aspekten nicht zufrieden sind und was Ihr Mitarbeiter besser machen kann. Wenn Sie einen Pinguin in der Wüste vor sich haben, sprechen Sie dies an und überlegen gemeinsam, welches die richtige Aufgabe ist. Nur weil ihr introvertierter, analytisch starker Mitarbeiter am Kunden möglicherweise nicht richtig eingesetzt ist, macht dies aus ihm noch keinen schlechten Menschen. Im Gegenteil: Bleiben Sie wertschätzend und respektvoll und überlegen gemeinsam, wo das richtige Umfeld für Ihren Pinguin zu finden ist.

Auch ein schwieriges und festgefahrenes Gespräch kann in einer ungewohnten Umgebung neue Impulse und neue Einsichten für beide Seiten bringen – welchen Ort ich wähle, hängt natürlich von den Gesamtumständen ab.

 

8. Und last but not least – fragen Sie und holen Sie sich Feedback

 Ein Jahresgespräch sollte aus vielen Fragen bestehen und kein Monologisieren sein. Fragen Sie 

  • nach Wünschen und Zielen 
  • was Ihrem Mitarbeiter wichtig ist
  • wie die Zusammenarbeit mit den Kollegen erlebt wird
  • wie Ihr Mitarbeiter Ihre gegenseitige Beziehung und Zusammenarbeit wahrnimmt  
  • was Ihr Mitarbeiter am Arbeitsplatz braucht um weiter gute Leistungen zu bringen
  • nach Ideen und Impulsen für die Arbeit im Team
  • nach neuen Ideen 

Gespräche sind für die Führungskraft nie lästige Pflicht sondern immer eine Chance . Nutzen Sie sie.

       Viel Spaß bei Ihren anstehenden Jahresgesprächen. Und wenn Sie individuelle Gesprächsführung mit unter-
schiedlichen Menschentypen lernen wollen, sprechen Sie mich an.

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