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Jahresauftakt-Meetings richtig geplant und professionell moderiert

 

In vielen Unternehmen laufen große und kleine Jahresauftaktmeetings und -Veranstaltungen, viele davon Anfang 2022 wahrscheinlich auch per Zoom.

Als Jahres-Kick-Off verstehe ich die Zusammenkunft eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Projekt-/Teams, die zum Jahresstart, Start einer neu zusammengesetzten Abteilung oder eines Projektes einen motivierenden und inspirierenden Start-Impuls setzen will. 

 

Ich habe in meiner ehemaligen Führungsverantwortung über die Jahre immer wieder unterschiedliche Auftaktmeetings in meinem Verantwortungsbereich durchgeführt und auch erlebt. Heute nutze ich meine vielfältigen Erfahrungen und methodischen Kompetenzen dazu, Teams und Unternehmen auch im Jahresauftakt als Moderatorin und Trainerin zu begleiten.

Ziele von Jahres-Auftaktmeetings

Das Ziel sollte zuerst stehen, denn davon hängt alles weitere ab: 
  •  Informationen und Orientierung geben
  •  Sinnkommunikation für Strategien und Veränderungen 
  •  Aus Einzelpersonen ein Team machen
  •  Alle auf ein gemeinsames Ziel einschwören
  •  Positive und energiegeladene Stimmung für die Zielerreichung herbeiführen
  •  Die Bedeutung bestimmter Ziele oder Meilensteine herausheben
  •  Einen Rahmen für Kontakt und Abstimmungen der Mitarbeitenden untereinander schaffen

Gestaltung und Formate können sehr unterschiedlich sein und individuelle Elemente beinhalten:

es kann z.B. lediglich eine Präsentation der Geschäftsleitung geben mit einem anschließenden Get-Together. Es geht aber auch interaktiver mit Workshops und Beteiligung der Mitarbeitenden.

Das hängt von Zielsetzung, Teilnehmerkreis und -anzahl, der Branche und auch dem Wunsch der Führungskraft oder Teilnehmenden ab.


Der richtige Zeitpunkt 

 

  • Nach Projektplanung vor Beginn der Durchführung.
  • Zum Jahresstart eines erfolgreichen Geschäftsjahrs, idealerweise im ersten Monat eines Geschäftsjahres oder,
  • wenn zum Beispiel im Vertrieb noch Vorbereitungen zu treffen sind (s.a. Beispiel 1), dann ggf. in zwei Veranstaltungen.
  • Bei einer neu zusammengesetzten Abteilung oder bei großer Personalfluktuation dann, wenn alle an Bord sind

Die Agenda

Die Agenda ist natürlich individuell, ein paar Inhalte sollten jedoch nicht fehlen

  • die Begrüßung durch die Projekt - /Leitung oder Geschäftsführung
  • die Vorstellungsrunde sofern sich nicht alle kennen oder neue Teammitglieder
    hinzu gekommen sind.
  • die Darstellung aller Ziele ggf. mit Meilensteinen
  • Kommunikationsregeln (können auch in einer Teamsequenz erarbeitet werden)
  • die Darlegung der Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
    (kann im Teamtraining auch erarbeitet werden)
  • die Festlegung der Methoden /Maßnahmen und Vorgehensweise 
  • Unklarheiten und Fragen klären, Feedback zum Besprochenen einholen 

Die Einladung und das Motto

Die Einladung sollte so inspirierend sein und die Vorfreude wecken, dass jeder gern dabei ist und sich freut. Ein Jahresmotto für den Bereich oder das Team in der Einladung stimmt die Teilnehmenden ein, darf ruhig kreativ und nicht abgedroschen sein und sollte zur Umgebung / Location passen.

Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf und bedienen sich gern bei Film- und Buchtiteln oder Songtexten.  


Der Ort und die Location

Du solltest einmal im Jahr an einen unbekannten Ort gehen! Das gilt auch für Meetings. Orte fördern Emotionen, setzen Kreativität frei, ermöglichen Perspektivenwechsel, schaffen Dynamik und bilden eine gute Basis dafür, ein neues Geschäftsjahr oder Projekt frisch zu starten. Insofern wählen Sie die Tagungslocation bedacht und auch mal thematisch: die Tenne für "wir müssen anpacken", die Location am Meer für "Segel neu setzen", Der Rückzug aufs Land "wir gehen in Klausur". Ungewöhnliche Orte schaffen ungewöhnliche Ergebnisse. 

 

Zeit für ein paar Beispiele


Beispiel 1 - Jahresauftakt mit meinen Vertriebsteams 

Meine Rolle: Bereichsleiterin Vertrieb

Ort: ein Tagungszentrum mitten im Grünen mit großen Fensterfronten

Ziel: Zielgerichtete Aktivitäten I Motivation und Wertschätzung

Teilnehmer: 30 Key Account Manager, 3 Führungskräfte, 10 Spezialisten und 5 Back Office - Verantwortliche

Ich habe Mitte/Ende November die Unternehmens- und Bereichsziele vorgestellt und dazu alle am Erfolg Beteiligten eingeladen, dazu gehörten auch die Back Office - Mitarbeitende anderer Abteilungen. Auf dieser Veranstaltung wurden danach in unterschiedlichen Kleinteams mit Key Accountern, Spezialisten und Assistenten Maßnahmenpläne erarbeitet:

Mit welchen Aktivitäten wollen wir in unserem Klein-Team diese Ziele erreichen?

Anschließend gab es eine Vernissage mit walking around.

Je nach Planung und Teamgröße wurden in einer abschließenden Sequenz die TOP-Kunden des

Key Accounters durchgesprochen und die konkreten Kundenaktivitäten überschlägig terminiert.

Zum Ende gegen 18 Uhr gab dann Currywurst und Bier.

Im Januar folgte dann ein halbtägiges Motivations- Event, bei dem Netzwerken, Spaß und Wertschätzung im Fokus standen (Frühstück, Late Lunch, Break Out Room mit Abendessen oder ein Kochevent).

Zeit-Aufwand: 1,5 Tage Events + 1/2 Tag Absprache/Planung mit dem Trainer und Aussuchen der Location nahe am Arbeitsort bzw. zentral

Kosten: 1 Trainer-Tag, funktionelle Location und Tagungspauschalen 1 Tag, zweite Location und Kosten für Frühstück / Lunch oder gemeinsames Kochevent

Nutzen: Am Vertriebstag eine unglaubliche Aktivität und Energie, konkrete Ergebnisse, der Plan fürs erste Quartal / Grobplan für danach stand; am Geselligkeit-Tag Energie, gute Laune und Beziehungsstärkung untereinander.


Beispiel 2 - Begleitung des Vertriebsteams eines Mittelständlers

 

 

 

 

 

 

 

Meine Rolle: Trainerin und Moderatorin

Teilnehmende: 18 Vertriebsmitarbeiter*innen und 2 Führungskräfte

Ziel: Gemeinsames Verständnis für die Veränderungen und besonderen Herausforderungen im Folgejahr schaffen; erste Maßnahmen diskutieren. Die Teilnehmenden sind am Vorabend angereist.

 

Der Ablauf war wie folgt:

  • 17 Uhr Treffen am Kamin – Begrüssung 
  • Die Geschäftsführerin stellte im Anschluss die Jahressziele vor und berichtete zur schwierigen Situation des Unternehmens
  • anschließend folgte eine moderierte Fragerunde
  • 20 Uhr Abendessen und Ausklang

 

Am Folgetag:

  • Gemeinsame Reflexion der visualisierten Ziele und Herausforderungen
  • moderierte Diskussion und Fragen
  • erste Gedanken und gemeinsame Priorisierung der anzugehenden Themen,
  • Arbeit in Kleingruppen mit dem Auftrag, die Themen zu detaillieren und Arbeitspakete zu schnüren
  • Vorstellung im Plenum, Diskussion, Verteilung der Arbeitspakete und Terminsetzungen 
  • Schlussrunde

Zeitaufwand: 1,5 Tage + ½ Tag Absprache mit Trainer

Kosten:  1,5 Trainertage, Location mit Übernachtung und Abendessen, Reisekosten

Nutzen: Information und gemeinsames Commitment für die schwierige Situation, Erarbeitung der wichtigen Themen und Transparenz über Todos und Verantwortlichkeiten.


Beispiel 3 - Begleitung eines sich neu zusammensetzenden Führungsteams eines Finanzdienstleister

Meine Rolle: Trainerin

Teilnehmende: 8 Führungskräfte

Ziel: Kennenlernen, Vertrauens- und Beziehungsaufbau; Teambuilding

 

Tag 1: Teambuilding 

  • Anreise morgens und Start mit gemeinsamem Frühstück
  • Begrüßung durch Trainer / Bereichsleiter, Agenda und Ablauf, Vorstellungsrunde,
  • Übungen zum Kennenlernen und Vertrauensaufbau,
  • Erarbeitung eines gemeinsamen Werte-Katalogs und Führungsverständnisses,
  • Erwartungen untereinander klären,
  • diverse Übungen in immer wechselnden Kleingruppen.

 

Tag 2: Operative Inhalte

  1. ZDF: Präsentation der Ziele und Herausforderungen durch Bereichsleiter 
  2. Erarbeitung und Diskussion der Maßnahmen
  3. Reflexion und Abgleich mit den am Vortag erarbeiteten Werten und dem Führungsverständnis;
  4. Gesamtblick auf die 2 Tage – offene Themen und Verteilung von Arbeitspaketen.

 

Ende am 2. Tag gegen 17 Uhr

Zeitaufwand: 2 Tage + ½ Tag Absprache mit Trainer

Kosten:  2 Trainertage, Location mit Übernachtung und Abendessen, Reisekosten

Nutzen: Teambuilding und Beziehungsstärkung, Einbindung in Erarbeitung konkreter Ergebnisse, gemeinsame Grundlage für Werte und Führungsverständnis gelegt.


Fazit

Zusammengefasst geht es bei einem Jahresstart- oder Projekt-Kick-Off darum,

alle Weichen richtig zu stellen. Er soll motivieren, das Team stärken und Transparenz darüber schaffen, was ansteht und wichtig ist. Wenn danach alle an einem Strang ziehen,
steht der Erreichung der definierten Ziele nichts im Wege.

 

Einige Teams und Führungskräfte planen und moderieren selbst. Da habe ich schon wirklich tolle Events gesehen. Andere Teams und Unternehmen lassen ihr Arbeits- oder Teambuilding-Event regelmäßig fremdmoderieren. 

Ich bespreche mit Klienten und in Unternehmen häufiger Pros und Contras fremdmoderierter Jahresauftakt-Events.

Gerade wenn das Team neu zusammenkommt oder die Herausforderungen nicht trivial sind, ist eine externe Moderation einer Eigen-Moderation vorzuziehen. Auch lange zusammenarbeitende Teams können mal frische Impulse und einen Blick von außen vertragen.

Der Vorteil ist, dass die Leitung als Teil der Mannschaft sich auf Inhalte, die Botschaften und Soft Facts konzentrieren kann und nicht zwischen Vorbereitung, Moderation, Ablauf und Leitung hin- und herspringen muss. Der Nachteil sind die höheren Kosten sowie das Risiko, dass der Trainer mal nicht passt. 

 

 

Vier Tipps zum Schluß:

  • Überfrachten Sie Ihre Tagung nicht - bei 28 Tagesordnungspunkten und einer ToDo-Liste, die nachher 200 Einzelpunkte umfasst, geht niemand beschwingt und leicht aus dem Meeting
  • Fragen Sie sich bei der Planung: was ist das Ziel und welche Themen zahlen darauf ein.
  • Weniger ist mehr: geben Sie Ihren Menschen Zeit zum Denken und Diskutieren und hetzen Sie nicht durch die Themen. Darunter leiden Motivation und Ergebnisse
  • Wählen Sie eine hochwertige oder stimmungsvolle Location in schöner Umgebung, das wertet Ihr Event auf und es macht einfach mehr Spaß, dort zu arbeiten. Ihr Team wird es Ihnen danken.

Ich begleite Sie gern bei der Planung  und /oder Durchführung Ihres Meetings oder Events.

Sprechen Sie mich gern an.