Der Jahresauftakt - so kann er gelingen

Ziele von Kick-Offs zum Jahresstart

Das Ziel sollte zuerst stehen, denn davon hängt die weitere Konzeption ab.  
Insofern stelle ich in Briefings und bei Anfragen meist die erste Frage:  

Was ist das Ziel Ihres Kick-Offs?

•  Informationen und Orientierung geben
•  Sinnkommunikation für Strategien und Veränderungen 
•  Aus Einzelkämpfern ein Team machen
•  Alle auf ein gemeinsames Ziel einschwören
•  Positive und energiegeladene Stimmung schaffen
•  Die Bedeutung bestimmter Ziele oder Meilensteine herausheben
•  Einen Rahmen für Kontakt und Abstimmungen der Mitarbeitenden untereinander  
   schaffen
• ....

Die Gestaltung und Formate können sehr unterschiedlich sein und individuelle Elemente beinhalten, z.B.

• eine Präsentation der Geschäftsleitung mit einem anschließenden Get-Together ( stimmungsvolle Tafel, flying Buffet oder gemeinsam Kochen...)
• Interaktion mit Workshops und Beteiligung aller
• Informationen mit Theater-Einlagen
• einen Impulsvortrag mit einem Schwerpunktthema, der motivieren und/oder begeistern soll 

Der richtige Zeitpunkt 

Über den Zeitpunkt empfehle ich, sich im voraus Gedanken zu machen:

• Nach Projektplanung als Kick-Off
• Zum Jahresstart, idealerweise im ersten Monat eines Geschäftsjahres oder,
• wenn zum Beispiel im Vertrieb noch Vorbereitungen zu treffen sind (s.a. Beispiel 1), dann ggf. in zwei Veranstaltungen, eine inhaltliche am Jahresende und eine motivierende im Januar.
• Bei einer neu zusammengesetzten Abteilung oder bei großer Personalfluktuation dann, wenn alle/die meisten an Bord sind

Die Agenda

Die Agenda ist immer individuell, ein paar Standards sollten jedoch nicht fehlen, sofern Inhalte transportiert und Informationen gegeben werden:

• die Begrüßung durch die Geschäftsführung oder Projektleitung
• Sinn und Zweck der Veranstaltung: warum sind wir heute hier?
• eine Vorstellungsrunde (abhängig von der Teilnehmeranzahl), sofern sich nicht alle kennen oder neue Personen hinzu gekommen sind.
• die Darstellung der wichtigen Ziele oder Veränderungen
• Information über  Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Unklarheiten und Fragen klären, Feedback zum Besprochenen einholen 

Wenn es eher eine motivierende Feier sein soll, ist ein Impulsvortrag, eine Begrüssung /Anmorderation durch die Geschäftsleitung und eine Überleitung zur Feier oder Party angemessen.

Die Einladung und das Motto

Die Einladung sollte so inspirierend sein und Vorfreude wecken, dass jeder gern dabei ist und sich freut.

Ein Jahresmotto für den Bereich oder das Team in der Einladung stimmt die Teilnehmenden ein, darf ruhig kreativ und nicht abgedroschen sein und sollte zur Umgebung / Location passen.

Lass Deiner Phantasie freien Lauf und bediene Dich gern bei Film- und Buchtiteln oder Songtexten.  

Der Ort und die Location

Du solltest einmal im Jahr an einen unbekannten Ort gehen. Das gilt auch für Meetings.

Orte fördern Emotionen, setzen Kreativität frei, ermöglichen Perspektivenwechsel, schaffen Dynamik oder verhindern sie und bilden eine gute Basis dafür, ein Geschäftsjahr oder Projekt frisch zu starten. Insofern wähle die Tagungslocation mit Bedacht und thematisch:

• Die Tenne für "Zeit zum Anpacken"
• Eine Location mit Meerblick für "Die Segel neu setzen"
• Der Rückzug aufs Land für "Wir gehen in Klausur"
• Die coole Location für Partytime

Dies sind nur einige Vorschläge.

Ich habe gern offene Räume gewählt, in denen wir uns freidenken, bewegen und kreativ werden konnten. Räume, die anders als die sind, in denen wir uns täglich bewegt haben.

Beispiel 1 - Jahresauftakt mit Vertriebsteams 

Meine Rolle:      Bereichsleiterin Vertrieb

Ort:                    ein Tagungszentrum mitten im Grünen, hell mit großen
                          Fensterfronten

Ziel:                        Zielgerichtete Aktivitäten I Motivation und Wertschätzung

Teilnehmer:         30 Key Account Manager, 3 Führungskräfte, 10 Experten 

Ich habe Mitte / Ende November die Unternehmens- und Bereichsziele vorgestellt und dazu alle am Erfolg Beteiligten eingeladen. Auf dieser Veranstaltung wurden dann in unterschiedlichen und wechselnden Teams Aktivitäten erarbeitet, die das Team umsetzen wollte, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Anschließend fand eine Vernissage der Ergebnisse statt.

Zum Abschluss gab es Currywurst und Bier im Stehen.

Im Januar folgte ein halbtägiges Get-Together, bei welchem Netzwerken, Spaß und Wertschätzung im Fokus standen ( Frühstück, Late Lunch, Break Out Room, Kochevent, Indoor-Golf o.ä.).

Zeitaufwand:        1,5 Tage Events, 1/2 Tag Planung und Absprache mit dem Trainer

Kosten:                  1 Trainer-Tag, Location / Tagungspauschalen, Kosten für Aktivität der
                               2. Veranstaltung

Nutzen:                  Am Vertriebstag eine unglaubliche Aktivität und Energie, konkrete
                               Ergebnisse , ein Plan fürs erste Quartal, Klarheit, Kontakt, gute Laune,
                               Beziehungen gestärkt.

Beispiel 2 - Begleitung des Vertriebsteams eines Mittelständlers

Beispiel 3 - Begleitung eines sich neu zusammensetzenden Führungsteams eines Finanzdienstleister

Meine Rolle:     Trainerin und Team-Entwicklerin

Teilnehmende:  8 Führungskräfte

Ziel:                       Kennenlernen, Vertrauens- und Beziehungsaufbau;
                         Teambuilding

1. Tag: Teambuilding

• Anreise morgens und Start mit gemeinsamem Frühstück
• Begrüßung durch Trainer / Bereichsleiter, Agenda und Ablauf, Vorstellungsrunde,
• Übungen zum Kennenlernen und Vertrauensaufbau,
• Erarbeitung eines gemeinsamen Werte-Katalogs und Führungsverständnisses,
• Erwartungen untereinander klären,
• diverse Übungen in immer wechselnden Kleingruppen.

2. Tag: Operative Inhalte

1. ZDF: Präsentation der Ziele und Herausforderungen durch Bereichsleiter 
2. Erarbeitung und Diskussion der Maßnahmen
3. Reflexion und Abgleich mit den am Vortag erarbeiteten Werten und dem Führungsverständnis;
4. Gesamtblick auf die 2 Tage – offene Themen und Verteilung von Arbeitspaketen.

Zeitaufwand:      2 Tage, 1/2 Tag Planung und Absprache mit dem Trainer

Kosten:               2 Trainer-Tage, Location mit Übernachtung und Abendessen,
                            Reisekosten / Tagungspauschalen, 

Nutzen:               Teambuildung und Beziehungsaufbau, Einbindung in die Erarbeitung
                            konkreter Ergebnisse, gemeinsame Grundlage für Werte und
                            Führungsverständnis gelegt 

Fazit

Zusammengefasst geht es bei einem Jahres-Kick-Off darum, alle Weichen richtig zu stellen. Er soll das Team stärken, wertschätzen und motivieren, Transparenz darüber schaffen, was ansteht und wichtig ist.

Ich bespreche mit Klienten und Unternehmen häufiger Pro und Cons fremd- und selbstmoderierter Events. Gerade wenn es um Impulse-setzen geht, Teams neu zusammenkommen und/oder die Herausforderungen nicht trivial sind, ist eine externe Moderation der Eigen-Moderation vorzuziehen.

Vorteil einer Fremd-Moderation ist der, dass die Leitung als Teil des Teams sich auf Inhalte, Botschaften und Soft Facts konzentrieren kann und nicht zwischen Vorbereitung, Moderation, Ablauf und Leitung wechseln muss. des Weiteren fühlen Teilnehmende sich nicht "manipuliert" im Sinne "klar, worauf sie hinaus will".

Der Vorteil der Eigen-Moderation sind in erster Linie die Kosten sowie das Risiko, dass ein Trainer / Moderator auch mal nicht passt. 

Vier Tipps zum Schluß:

• Überfrachte Deine Tagung nicht! 28 Tagesordnungspunkte und 200 ToDos führen nicht dazu, dass Teilnehmende hinterher beschwingt rausgehen. 
• Frage Dich vor der Planung: Was ist das Ziel? Und welche Themen zahlen genau darauf ein.
• Weniger ist mehr: gib den menschen Zeit zum Nachdenken, verarbeiten und Diskutieren und hetz nicht durch die Themen. Darunter leiden Motivation und Ergebnisse.
• Wähle eine hochwertige und stimmungsvolle Location in schöner Umgebung. Das wertet das Event auf und zeigt Wertschätzung. Und es macht einfach mehr Spass!

Ich begleite Dich gern bei Planung und Durchführung Deines Meetings / Events.

Dieser Beitrag erschien zuerst am 22.11.2021 und wurde am 27.12.2022 und 14.12.2024 aktualisiert und ergänzt.