Der Jahresauftakt - so kann er gelingen

Ziele von Jahres-Auftaktmeetings

Das Ziel sollte zuerst stehen, denn davon hängt die weitere Konzeption ab.  
Insofern stelle ich in Briefings und bei Anfragen meist die erste Frage:  Was ist das Ziel des Meetings?

•  Informationen und Orientierung geben
•  Sinnkommunikation für Strategien und Veränderungen 
•  Aus Einzelpersonen ein Team machen
•  Alle auf ein gemeinsames Ziel einschwören
•  Positive und energiegeladene Stimmung für die Zielerreichung herbeiführen
•  Die Bedeutung bestimmter Ziele oder Meilensteine herausheben
•  Einen Rahmen für Kontakt und Abstimmungen der Mitarbeitenden untereinander schaffen

Gestaltung und Formate können sehr unterschiedlich sein und individuelle Elemente beinhalten.  Es kann z.B. nur eine Präsentation der Geschäftsleitung geben mit einem anschließenden Get-Together. Interaktiver, mit Workshops und Beteiligung aller ist in der Regel schwungvoller. 

Der richtige Zeitpunkt 

• Nach Projektplanung vor Beginn der Durchführung.
• Zum Jahresstart, idealerweise im ersten Monat eines Geschäftsjahres oder,
• wenn zum Beispiel im Vertrieb noch Vorbereitungen zu treffen sind (s.a. Beispiel 1), dann ggf. in zwei Veranstaltungen.
• Bei einer neu zusammengesetzten Abteilung oder bei großer Personalfluktuation dann, wenn alle an Bord sind

Die Agenda

Die Agenda ist natürlich individuell, ein paar Inhalte sollten jedoch nicht fehlen:

• die Begrüßung durch die Projekt - /Leitung oder Geschäftsführung
• die Vorstellungsrunde sofern sich nicht alle kennen oder neue Teammitglieder
  hinzu gekommen sind.
• die Darstellung aller Ziele ggf. mit Meilensteinen
• Kommunikationsregeln (können auch in einer Teamsequenz erarbeitet werden)
• die Darlegung der Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  (kann im Teamtraining auch erarbeitet werden)
• die Festlegung der Methoden /Maßnahmen und Vorgehensweise 
• Unklarheiten und Fragen klären, Feedback zum Besprochenen einholen 

Die Einladung und das Motto

Die Einladung sollte so inspirierend sein und die Vorfreude wecken, dass jeder gern dabei ist und sich freut.

Ein Jahresmotto für den Bereich oder das Team in der Einladung stimmt die Teilnehmenden ein, darf ruhig kreativ und nicht abgedroschen sein und sollte zur Umgebung / Location passen.

Lass Deiner Phantasie freien Lauf und bediene Dich gern bei Film- und Buchtiteln oder Songtexten.  

Der Ort und die Location

Ein Du solltest einmal im Jahr an einen unbekannten Ort gehen. Das gilt auch für Meetings. Orte fördern Emotionen, setzen Kreativität frei, ermöglichen Perspektivenwechsel, schaffen Dynamik oder verhindern sie und bilden eine gute Basis dafür, ein Geschäftsjahr oder Projekt frisch zu starten. Insofern wähle die Tagungslocation mit Bedacht und thematisch:

• Die Tenne für "Zeit zum Anpacken"
• Eine Location mit Meerblick für "Die Segel neu setzen"
• Der Rückzug aufs Land für "Wir gehen in Klausur"

Dies sind nur einige Vorschläge.

Ich habe gern offene Räume gewählt, in denen wir uns Freidenken, herumlaufen und kreativ werden konnten. Räume, die anders als die sind, in denen wir uns täglich bewegt haben

Beispiel 1 - Jahresauftakt mit meinen Vertriebsteams 

Meine Rolle:      Bereichsleiterin Vertrieb

Ort:                    ein Tagungszentrum mitten im Grünen mit großen
                          Fensterfronten

Ziel:                        Zielgerichtete Aktivitäten I Motivation und Wertschätzung

Teilnehmer:         30 Key Account Manager, 3 Führungskräfte, 10 Spezialisten 

Ich habe Mitte / Ende November die Unternehmens- und Bereichsziele vorgestellt und dazu alle am Erfolg Beteiligten eingeladen. Auf dieser Veranstaltung wurden dann in unterschiedlichen und wechselnden Teams Aktivitäten erarbeitet, die das Team umsetzen wollte, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Anschließend fand eine Vernissage der Ergebnisse statt.

Zum Abschluss gab es Currywurst und Bier im Stehen.

Im Januar folgte ein halbtägiges Get-Together, bei welchem Netzwerken, Spaß und Wertschätzung im Fokus standen ( Frühstück, Late Lunch, Break Out Room, Kochevent, Indoor-Golf o.ä.).

Zeitaufwand:        1,5 Tage Events, 1/2 Tag Planung und Absprache mit dem Trainer

Kosten:                  1 Trainer-Tag, Location / Tagungspauschalen, Kosten für Aktivität der
                               2. Veranstaltung

Nutzen:                  Am Vertriebstag eine unglaubliche Aktivität und Energie, konkrete
                               Ergebnisse , ein Plan fürs erste Quartal, Klarheit, Kontakt, gute Laune,
                               Beziehungen gestärkt.

Beispiel 2 - Begleitung des Vertriebsteams eines Mittelständlers

Beispiel 3 - Begleitung eines sich neu zusammensetzenden Führungsteams eines Finanzdienstleister

Meine Rolle:     Trainerin

Teilnehmende:  8 Führungskräfte

Ziel:                       Kennenlernen, Vertrauens- und Beziehungsaufbau;
                         Teambuilding

1. Tag: Teambuilding

• Anreise morgens und Start mit gemeinsamem Frühstück
• Begrüßung durch Trainer / Bereichsleiter, Agenda und Ablauf, Vorstellungsrunde,
• Übungen zum Kennenlernen und Vertrauensaufbau,
• Erarbeitung eines gemeinsamen Werte-Katalogs und Führungsverständnisses,
• Erwartungen untereinander klären,
• diverse Übungen in immer wechselnden Kleingruppen.

2. Tag: Operative Inhalte

1. ZDF: Präsentation der Ziele und Herausforderungen durch Bereichsleiter 
2. Erarbeitung und Diskussion der Maßnahmen
3. Reflexion und Abgleich mit den am Vortag erarbeiteten Werten und dem Führungsverständnis;
4. Gesamtblick auf die 2 Tage – offene Themen und Verteilung von Arbeitspaketen.

Zeitaufwand:      2 Tage, 1/2 Tag Planung und Absprache mit dem Trainer

Kosten:               2 Trainer-Tage, Location mit Übernachtung und Abendessen,
                            Reisekosten / Tagungspauschalen, 

Nutzen:               Teambuildung und Beziehungsaufbau, Einbindung in die Erarbeitung
                            konkreter Ergebnisse, gemeinsame Grundlage für Werte und
                            Führungsverständnis gelegt 

Fazit

Zusammengefasst geht es bei einem Jahresstart- oder Projekt-Kick-Off darum,

alle Weichen richtig zu stellen. Er soll motivieren, das Team stärken und Transparenz darüber schaffen, was ansteht und wichtig ist. Wenn danach alle an einem Strang ziehen, steht der Erreichung der definierten Ziele nichts im Wege.

Ich bespreche mit Klienten und in Unternehmen häufiger Pros und Contras fremd- und selbstmoderierter Jahresauftakt-Events.

Gerade wenn das Team neu zusammenkommt oder die Herausforderungen nicht trivial sind, ist eine externe Moderation einer Eigen-Moderation vorzuziehen. Auch lange zusammenarbeitende Teams können durchaus frische Impulse und einen Blick von außen vertragen.

Der Vorteil einer Fremd-Moderation ist, dass die Leitung als Teil der Mannschaft sich auf Inhalte, die Botschaften und Soft Facts konzentrieren kann und nicht zwischen Vorbereitung, Moderation, Ablauf und Leitung hin- und herspringen muss. Der Nachteil sind die höheren Kosten sowie das Risiko, dass der Trainer mal nicht passt. 

Vier Tipps zum Schluß:

• Überfrachte Deine Tagung nicht - bei 28 Tagesordnungspunkten und einer ToDo-Liste, die nachher 200 Einzelpunkte umfasst, geht niemand beschwingt und leicht aus dem Jahresauftakt
• Frage Dich bei der Planung: was ist das Ziel und welche Themen zahlen darauf ein.
• Weniger ist mehr: gib den Menschen Zeit zum Denken und Diskutieren und hetz nicht durch die Themen. Darunter leiden Motivation und Ergebnisse
• Wähle eine hochwertige oder stimmungsvolle Location in schöner Umgebung, das wertet das Event auf und es macht einfach mehr Spaß, dort zu arbeiten. Dein Team wird es Dir danken.

Ich begleite Dich gern bei der Planung  und /oder Durchführung Deines Meetings oder Events.

Sprich mich gern an.

Dieser Beitrag erschien zuerst am 22.11.2021 und wurde am 27.12.2022 aktualisiert und ergänzt.